Verificación de Medicamentos en la Oficina de Farmacia

Verificar significa comprobar, mediante una consulta al repositorio nacional, que el identificador de un envase es único, es auténtico, y no existe ninguna circunstancia de las recogidas en el Reglamento Delegado (caducidad, robo, retirada o medicamento ya dispensado) que impida su dispensación.

Desactivar significa informar al repositorio nacional que el envase del medicamento previamente verificado, y siendo apto para la dispensación,
ha sido dispensado, impidiendo que este envase pueda ser dispensado de nuevo.

La operación combinada de verificación y desactivación tendrá lugar en el momento de la dispensación de manera obligatoria para todos los medicamentos que por normativa están sujetos a verificación.

De manera adicional, el farmacéutico tendrá la posibilidad de realizar verificaciones en cualquier momento anterior a la dispensación, por ejemplo, en la entrada del pedido a la farmacia, de manera voluntaria, y sin que ello suponga modificar el estado activo del envase, que tendrá que ser desactivado posteriormente en el momento de la dispensación.

El identificador único del envase del medicamento estará incorporado en un código bidimensional Datamatrix y también en formato legible. Este identificador contendrá la siguiente información:

• 

  Código de producto, que incorpora el código nacional del medicamento*. Excepto los envases multimercado en los que el código nacional estará recogido en la posición con el identificador 712.

• Número de serie único por envase.
• Número de lote
• Fecha de caducidad

Una de las ventajas de esta codificación es que esta información será legible de forma automatizada por escáner en el momento de verificar el medicamento.

Se trata de un sello o precinto que permite verificar visualmente si el envase de un medicamento ha sido manipulado. Puede ser una lámina o un sello de plástico, similar al de muchos medicamentos en la actualidad.  También puede ser que el embalaje exterior de cartón esté pegado o que una sección de la caja esté dentada y tenga que ser perforada.

En España, SEVeM, S.L es la entidad jurídica sin ánimo de lucro establecida de acuerdo con lo exigido por el artículo 54 bis de la Directiva 2001/83/CE del Parlamento Europeo y el Consejo, y desarrollado por el Reglamento Delegado (UE) 2016/161 de la Comisión Europea.

SEVeM es responsable de gestionar el repositorio nacional donde están cargados todos los identificadores únicos, registrando las operaciones efectuadas por los diversos agentes que interactúan con el repositorio (ya sea para cargar códigos de medicamentos, como es el caso de laboratorios, o de verificar que el código es correcto y está activo, como es el caso de las OF).

Las organizaciones socios fundadores de SEVeM son: la Asociación Nacional Empresarial de la Industria Farmacéutica (FARMAINDUSTRIA), la Asociación Española de Medicamentos Genéricos (AESEG), la Federación de Distribuidores Farmacéuticos (FEDIFAR) y el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos (CGCOF).

Adicionalmente la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios participa en las reuniones del Consejo de Administración, para fines de supervisión del establecimiento y gestión del sistema de acuerdo a lo previsto en el artículo 44 del Reglamento Delegado. A las reuniones de las comisiones técnicas asisten representantes del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social, así como representantes de la Comisión Permanente de Farmacia del Consejo Interterritorial del Sistema Nacional de Salud (CISNS).

A nivel operativo, el farmacéutico deberá realizar una inspección visual del envase para verificar que el dispositivo contra manipulación (DCM) se encuentre íntegro.

A continuación, el farmacéutico procederá a escanear el código Datamatrix. El software de la farmacia de forma automática validará que el Datamatrix incorpora la información requerida, determinando en primer lugar si ha de ser
verificado o no. En caso afirmativo, realizará una llamada al repositorio nacional.

1. Si el repositorio nacional confirma que el medicamento es genuino y no está sujeto a ninguna condición que impida su dispensación, el software de la farmacia informará al farmacéutico, quedando el código desactivado.
2. En caso contrario, el repositorio informará de cuál es el motivo por el que deniega la dispensación.

El farmacéutico tiene que autenticar el medicamento en el momento de la dispensación de manera obligatoria para todos los medicamentos que por normativa están sujetos a verificación.

Asimismo, tendrá que autenticar o dicho de otra forma, verificar los dispositivos de seguridad y desactivar el identificador único de los siguientes medicamentos:

1. los que obren en su poder y no puedan devolverse a los mayoristas o fabricantes.
   Si el producto es objeto de devolución, la desactivación corresponderá al mayorista, a la central de devoluciones o al propio Titular de Autorización de Comercialización (TAC). El farmacéutico deberá abstenerse en estos casos de desactivar el código para evitar que se generen falsas alarmas en el sistema.
2. los que obren en su poder pero las autoridades competentes hayan pedido como muestras, de conformidad con la legislación nacional.
3. los que suministren para ser utilizados como medicamento en investigación autorizado o medicamento auxiliar autorizado, tal como se definen en el artículo 2, apartado 2, puntos 9 y 10, del Reglamento (UE) no 536/2014.

Puede darse el caso en el que la OF complete el proceso de verificación/desactivación del IU, pero luego se necesite anular la dispensación porque finalmente ésta no se produce (el paciente no se lleva ese envase, por ejemplo). Entonces es necesario que la farmacia reintroduzca ese envase en el repositorio nacional para poder dispensarlo en el futuro.

Este proceso, a nivel operativo, implica:

• Lectura del código, mediante escáner.
• El software de gestión se encargará de realizar la llamada al repositorio nacional informando de la solicitud.
• El repositorio nacional verificará si se cumplen las condiciones de reversión impuestas por el Reglamento, esto es, si se solicita por la misma oficina de Farmacia que realizó la dispensación inicial, y no ha transcurrido el plazo máximo de diez días desde la misma.

Asimismo, para esta reversión, el envase del medicamento no podrá figurar en el repositorio como recuperado, retirado, destinado a su destrucción o robado. En ningún caso podrá ser reactivado un medicamento que haya sido efectivamente dispensado.

Tampoco podrá revertir el estado de un medicamento de inactivo a activo una farmacia distinta a la que generó la desactivación.

Las oficinas de farmacia deberán dotarse de escáneres de códigos bidimensionales Datamatrix de las siguientes características:

• Escáneres basados en cámara (pueden leer tanto códigos bidimensionales como los códigos de barras).
• Adaptados para la lectura del estándar Datamatrix GS1.

Adicionalmente, el software de la farmacia deberá adaptarse con las siguientes funcionalidades principales:

• Gestión de la lectura del escáner en el momento de la dispensación.
• Incorporación de la lista de medicamentos sujetos a verificación publicada por las autoridades competentes.
• Comunicación al repositorio nacional para el desarrollo de las operaciones de verificación.
• Gestión de los sistemas de contingencia o salvaguarda que permiten la dispensación del medicamento cuando los sistemas de repositorios no son accesibles por una incidencia informática.
• Gestión del resto de funcionalidades, como verificación y reversión.
• Aviso en el caso de envases sujetos a un posible estado o anomalía que impida su dispensación.

Es recomendable uno por cada puesto de dispensación y al menos uno en el puesto de recepción.

Todos los medicamentos con receta, incluidos genéricos, salvo las excepciones previstas en el anexo 1 del Reglamento Delegado (UE)161/2016, y adicionalmente los medicamentos sin receta que figuran en el anexo 2 (en la actualidad, solo omeprazol en cápsulas duras gastro-resistentes de 20 y de 40 mg), más los que se determinen por las autoridades competentes nacionales.

La lista de medicamentos sujetos a verificación será publicada por
las autoridades competentes, así como sus actualizaciones. El software de la farmacia tendrá integrada esta lista, y en su caso, lanzará automáticamente una llamada al sistema de repositorios nacional SEVeM cuando el farmacéutico escanee el código.

No. Esta normativa se aplica únicamente a medicamentos de uso humano.

El botiquín utilizará las credenciales de la farmacia de la que dependa, y seguir el procedimiento descrito en la pregunta 2.1.

Si el botiquín recibiera los medicamentos de la oficina de farmacia de la que depende sin desactivar, y no tuviera conexión con la red privada de comunicaciones colegial pero sí dispusiera de conexión a internet, dicho botiquín deberá desactivar los códigos a través de la web de contingencia, con las credenciales de la farmacia.

Si no fuera posible la conexión a internet, los códigos de los medicamentos tendrán que ser desactivados previamente por la farmacia de la que depende el botiquín.

Deberán desactivarse previamente los medicamentos destinados a formar parte de un depósito de medicamentos vinculado a una oficina de farmacia, en caso de que dicho depósito no pueda utilizar las credenciales de la farmacia de acceso al sistema.

Siendo el SPD un acto post dispensación, el envase quedará desactivado en el momento de la dispensación.

Si, de manera voluntaria.

Tiene la ventaja de poder capturar en ese momento de manera electrónica el lote y la caducidad a efectos de gestión de stock. Por otro lado, detecta de manera temprana si existe alguna circunstancia que pueda impedir la dispensación posterior.

Si bien se tiene que verificar y desactivar el código en el momento de la dispensación, esta opción disminuye el riesgo de tener algún problema con el envase delante del paciente y en el caso de que la verificación haya sido negativa, facilita una gestión más ágil con el distribuidor.

El software de la farmacia mostrará un mensaje indicando al farmacéutico que   el envase es auténtico y que, no estando sujeto a ninguna otra causa que impida su dispensación, puede ser dispensado.

Desde el 9 de febrero de 2019, la verificación es una obligación legal del farmacéutico. Las autoridades competentes podrán realizar inspecciones, auditorias y tendrán acceso a la información que ofrece el sistema con el fin, entre otros, de supervisión de los agentes.

En caso de que se sospeche que el envase ha sido manipulado y, por tanto, es sospechoso de ser un medicamento falsificado, se ha de notificar a las autoridades competentes de la Comunidad Autónoma correspondiente, que, en caso necesario, lo pondrán en conocimiento de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS).

Para permitir una evaluación del caso y la pertinente toma de decisiones por la autoridad, la notificación ha de contener la mayor cantidad de información posible y disponible:

› Identificación y contacto de la farmacia

› Nombre del medicamento

› Titular de autorización de comercialización

› Proveedor y fecha de recepción (si se dispone de esta información)

› Código de producto (PC)

› Número de serie (SN)

› Número de lote

› Fecha de caducidad

› Fotografías del envase sospechoso

Asimismo, deberá incluirse cualquier otra información adicional de la que disponga en relación al envase objeto de la sospecha.

Para facilitar esta notificación, la AEMPS publica en su página web un listado de puntos de contacto de las autoridades sanitarias competentes para la notificación de sospechas de falsificaciones de medicamentos

Si tras la verificación y/o desactivación del datamatrix (IU) de un envase en la OF se genera una alerta en el sistema, y se realizan las comprobaciones necesarias que permiten descartar que el error se ha originado por mal funcionamiento del sistema u otros errores originados por la propia farmacia o el laboratorio titular, no se podrá descartar la sospecha de que el envase podría ser falsificado. En tal caso, no se dispensará el envase y se han de seguir las instrucciones publicadas por la AEMPS para su notificación a las autoridades competentes.

El farmacéutico realizará una entrada manual de los elementos del código ne- cesarios para poder verificar (el código de producto y el número serializado), y que estarán impresos en formato legible por el ojo humano.

Los envases sospechosos de falsificación o manipulación permanecerán depositados y custodiados en la OF, separados de las existencias dispensables y a disposición de la autoridad sanitaria competente de la CA. En caso de problema al respecto, se deberá consultar con ésta.

Cuando se considerase necesaria la comprobación física de los envases sospechosos (o si dicha comprobación es solicitada por el TAC), la OF será informada por la CA. Ésta gestionará su remisión a la AEMPS para la realización de la comparecencia de confirmación de la autenticidad del envase con el laboratorio o TAC.